代理記賬是記錄企業所有財務交易的過程。代理記賬員負責記錄、分類和組織商業運作過程中發生的每一筆財務交易。記賬不同于會計。會計過程使用代理記賬員保存的賬簿來編制年終會計報表和賬目。
非常小的企業可能會選擇一個簡單的代理記賬系統，以與支票簿幾乎相同的方式記錄每一筆金融交易。財務交易較為復雜的企業通常選擇使用復式記賬法。
什么是代理記賬？
代理記賬是一個商業公司從開業到結束的每一筆財務交易的過程。根據企業使用的會計制度的類型，每一筆財務交易都是根據證明文件進行記錄的。這些文件可以是收據、發票、采購訂單，或顯示交易發生的類似類型的財務記錄。
現在大多數企業使用專門的代理記賬計算機程序來保存顯示其財務交易的賬簿。代理記賬員可以使用單筆記賬還是復式記賬記錄金融交易。代理記賬員必須了解公司的會計科目表以及如何使用借貸平衡賬目
代理記賬過程應考慮到公司在年終時為所得稅目的的財務結果以及公司會計編制財務報表。
代理記賬與會計有何不同？
在一個商業公司中，代理記賬是一個重要的，但初步的功能，以實際會計職能. 代理記賬員收集每一筆財務交易的文件，將交易記錄在會計日記賬上，將每一筆交易分為一筆或多筆借方和一筆或多筆貸方，并根據公司的會計科目表組織交易。
所有金融交易都有記錄，但必須在特定時間段結束時匯總。有些公司要求提供季度報告。其他規模較小的公司可能只需要在年底提交報告，以便為納稅做準備。
在適當的時間段結束時，會計接管并分析、審查、解釋和報告企業的財務信息。會計還為公司準備年終財務報表和適當的賬目。會計人員編制的年終報告必須遵守財務會計準則委員會. 這些規則被稱為公認會計原則。
您需要為您的業務設置什么記帳功能？
在設置代理記賬系統時，首先要做的決定之一是是否使用現金或權責發生制. 如果你在家經營一個小型的單人公司，或者甚至是在一個人辦公室經營一個更大的咨詢公司，你可能會想堅持現金會計。
如果你使用現金會計，當現金易手時，你會記錄你的交易。使用權責發生制，你可以立即記錄購買或銷售，即使現金直到以后才轉手，有時公司開始他們的業務時使用現金會計，并隨著業務的增長而轉向權責發生制。
如果你要給你的客戶提供信貸，或者你要向你的供應商申請信貸，那么你必須使用權責發生制。
你還必須決定，作為一個新的企業主，你是要使用單分錄還是復式記賬。單筆記賬很像保存支票登記簿。你在支付賬單和存入公司賬戶時記錄交易。只有當你的公司規模相對較小且交易量較小時，它才有效。
如果你的公司比較大，比較復雜，你需要建立一個復式記賬系統。每個事務至少有兩個條目。至少有一個借方記入一個賬戶，至少一個貸方記入另一個賬戶。這就是復式記賬法 .
公司還必須建立會計電算化系統當他們為自己的企業設立代理記賬系統時。大多數公司使用計算機軟件來跟蹤他們的會計日記賬和他們的代理記賬分錄。很小的公司可能會使用基本的電子表格，比如微軟的Excel。大型企業采用更復雜的軟件來跟蹤會計日記賬。
最后，企業必須建立會計科目表。隨著業務的發展和變化，會計科目表可能會隨著時間的推移而改變。
會計科目表列出了企業需要和應該擁有的每個科目。每個帳戶都有一個編號和一個名稱。還將列出子帳戶。
平衡賬簿時了解資產、負債和權益
有效的代理記賬需要了解公司的基本賬目。這些賬戶及其子賬戶構成了公司的會計科目表。資產 ,債務，和公平編制公司資產負債表的帳目。
資產就是公司擁有比如存貨和應收賬款。資產還包括固定資產，通常是廠房、設備和土地。如果你看一看資產負債表，您將看到按流動性順序列出的資產賬戶。資產賬戶從現金賬戶開始，因為現金是完全流動的。在現金賬戶之后，還有存貨賬戶、應收賬款賬戶和固定資產賬戶。這些都是有形資產。你可以觸摸它們。公司也有無形資產，如客戶商譽，可能會列在資產負債表上。
負債是指公司欠比如他們欠供應商的錢，銀行和商業貸款，抵押貸款，以及賬面上的其他債務。資產負債表上的負債賬戶包括流動負債和長期負債。流動負債通常是應付賬款和應計項目。應付賬款通常是指企業欠供應商、信用卡和銀行貸款。應計項目包括所欠稅款，包括所欠銷售稅和聯邦、州、社會保障和醫療保險稅，這些稅通常按季度支付。長期負債的期限超過一年，包括抵押貸款等項目。
股權是企業所有者和其他投資者對公司的投資。權益賬戶包括所有者對公司的所有債權。企業主有一項投資，它可能是對公司的唯一投資。如果這家公司收購了其他投資者，這一點在這里得到了反映。
在代理記賬方面，你必須在年底結清帳目。代理記賬員必須仔細記錄這些項目，并確保與資產、負債和權益相關的交易記錄正確且正確。有一個關鍵的公式，你可以用來確保你的書總是平衡。這個公式叫做
會計等式意味著企業擁有的一切（資產）與企業的債權（負債和權益）是平衡的。負債是基于你欠供應商和貸方的索賠。企業的所有者對剩余資產（股權）有索賠權。
損益表和代理記賬：收入、費用和成本
這個損益表利用銷售收入和其他來源、費用和成本. 在記賬法中，你必須在會計日記賬上記錄下這三種類型中的一種。
來自公司資產負債表和損益表的信息在年末給會計人員一個公司在會計日記賬上記賬交易的完整財務狀況。
收入是指企業在銷售其產品或服務時所獲得的全部收入。成本，也稱為銷售商品的成本，是企業為購買或制造向客戶銷售的商品或服務而花費的所有資金。會計科目表上的采購科目跟蹤所購買的商品。
開支是所有用于運營公司的錢，這些錢與所銷售的產品或服務無關。 five費用賬戶的一個例子是工資、薪金或銷售和管理費用。
代理記賬員負責確定應記錄交易的賬戶。例如，如果企業向客戶進行現金銷售，而您的企業使用復式記賬法，則將收到的現金記錄在名為“現金”的資產帳戶中，而銷售將記錄在名為“銷售”的收入帳戶中。